Családjainkért Alapítvány

Családjainkért Alapítvány
1056. Budapest, Március 15. tér 8.

Pénzkezelési szabályzata

I. AZ ALAPÍTVÁNY PÉNZFORGALMÁNAK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI

Az Alapítvány bankszámla forgalma:
A bankszámla száma: 11705008-20427799
A bankszámla feletti rendelkezéshez két személy aláírása szükséges.

Az alapítvány képviselője – a Bank által rendszeresített aláírásnyilvántartó lapon – jelenti be a pénzintézethez, hogy a bankszámla felett kik jogosultak rendelkezni.

Ha a számla feletti rendelkezés jogát más jogi vagy természetes személyre átruházza, erről a Bankot írásban értesíteni kell.

A bankszámla az alapítvány folyamatos gazdálkodásához szükséges pénzeszközök kezelésére szolgál.

A naponta jelentkező pénzforgalom (bevétel – kiadás) lebonyolítása a házipénztárban történik.

1. Bankszámláról történő fizetések
Bankszámláról történő fizetésnél (utalásnál) a bankszámla vezető helyhez (bankhoz) benyújtott megbízáson jelölni kell a bankművelet jogcímét.
Fizetési határidő 30 napnál hosszabb nem lehet.

A fizetés teljesítését akkor kell megtörténtnek nyilvánítani, amikor a pénzintézet a kötelezett számláját megterheli.

Bankszámlára készpénzzel teljesített fizetést akkor kell megtörténtnek tekinteni, amikor a készpénzt a postán befizették.
A Bank a bankszámla egyenlegének a fizetési megbízások teljesítésével kapcsolatos változásáról bankszámla-kivonattal értesíti az Alapítványt.

Az Alapítvány a bankszámla-kivonat tartalmára, illetve mellékletére annak kézbesítésétől számított 15 napon belül tehet észrevételt.

A fizetésre vonatkozó rendelkezésnek olyan időben kell a pénzintézethez beérkeznie, hogy a fizetésre kötelezett bankszámláján a fizetési határidőn belül teljesíthető legyen.

Fizetési módok, bankműveleti lehetőségek:
a) átutalás határidő;
b) beszedési megbízás (incasso) azonnali
c) terv szerinti beszedési megbízás
d) elszámolási utalvány (vásárlási csekk)
2. Készpénzfizetés

A készpénzfizetés teljesíthető a Banknál:
- a pénz átadásával
- a jogosult bankszámlájára teljesített befizetéssel
- MNB postautalványról

II. HÁZIPÉNZTÁR KEZELÉSE

1. A házipénztár pénzkezelés általános szabályai

Házipénztárban kell kezelni a banknál vezetett bankszámláról készpénzfizetés céljából felvett összegeket, illetve a pénztárba befizetett összegeket.

A házipénztárban idegen – más szervek, személyek – pénzét vagy értékét csak a Kuratórium Elnöke vagy Titkára külön írásbeli engedélyével szabad tartani. Az idegen értéket elkülönítve kell kezelni és nyilvántartani.

A házipénztárban a zárlat után tartható pénzállományt a Kuratórium Elnöke vagy Titkára állapítja meg. A Kuratórium Elnöke vagy Titkára a készpénzállományt ……………….,- Ft-ban állapítja meg.

Az e keretet meghaladó pénzkészletet a bankszámlára vissza kell utalni.
Amennyiben az egységek napi pénzbevételüket a házipénztárba fizetik be, az esetleges kifizetések után fennmaradó összeget legkésőbb a befizetést követő napon a bankszámlára be kell fizetni.

A záró pénzállomány keretének megállapításánál nem kell figyelembe venni a munkabér kifizetéséhez előző napon felvett, és a következő napon kifizetésre kerülő összeget.

A pénztáros csak valódi és forgalomban lévő bankjegyeket és pénzérméket fogadhat el.

Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy annak látszó bankjegyeket talál, azt fizetésként nem fogadhatja el. A bankjegyet vissza kell tartania, és jegyzőkönyvet kell felvennie, amelyben fel kell tüntetni a befizető nevét, foglalkozását, lakcímét, személyi számát, majd a jegyzőkönyvet alá kell írni.
Ennek megtagadását a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni.
Az átvett pénzről a befizetőnek elismervényt kell adni, amelyen fel kell tüntetni a bankjegy sorozatszámát. A hamis vagy hamisítványnak látszó pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a pénzzel együtt át kell adni a MNB-nak.

Nem fogadható el hiányos, rongálódott, megcsonkolt bankjegy.

2. A pénzkezeléssel kapcsolatos feladatok
Az Alapítvány Kuratóriuma a pénztárosi teendők ellátására arra alkalmas, büntetlen előéletű személyt köteles megbízni.

Nem lehet a pénztáros és helyettese olyan dolgozó, akinek munkaköre a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen.

Ebből a szempontból összeférhetetlen munkakörben dolgozónak kell tekinteni a pénzügyi, a könyvelési, a bérelszámolási, és az anyagbeszerzési területen dolgozó azon személyeket, akik utalványozási vagy ellenőrzési joggal vannak megbízva.
Ugyancsak összeférhetetlen munkakörben dolgozónak kell tekinteni azokat a személyeket is, akiknek a bankszámla felett rendelkezési jogosultságuk van.

A pénztáros semmiképpen nem lehet az utalványozással és a pénztári ellenőrrel azonos személy.
A pénztáros fő feladata a pénztárban tartott készpénz kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése.
Feladata még a szigorú számadású nyomtatványok (pl. csekk és utalványfüzetek) kezelése és megőrzése.
Nem végezheti a pénztáros a szigorú számadású nyomtatványok érvényesítését.

A házipénztárt a pénzkezeléssel megbízott személy teljes anyagi felelősséggel kezeli. Ezt a tényt a pénzkezeléssel megbízott személy írásbeli nyilatkozatában köteles tudomásul venni.

Kettő vagy több személy egy időpontban ugyanazt a pénztárt nem vezetheti.

A pénzkezeléssel megbízott személy látja el a pénztári számfejtő feladatát is.
A pénztári számfejtő feladata az alapbizonylat alaki felülvizsgálata után annak megfelelő pénztárbizonylat kiállítása.

A kiadási pénztári bizonylatokat csak az alapítvány Elnöke vagy Titkára utalványozhatja. Az utalványozó a kifizetés előtt ellenőrzi a bizonylatok alaki és tartalmi helyességét.

A pénztárellenőr feladatát az utalványozók, illetve a főkönyvelő látja el.

A pénztárellenőr feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének, és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése.

A bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése előzetes, ezt az utalványozó végzi.

A pénztári számadások, valamint a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése utólagos.
Ennek során ellenőrizni kell, hogy a pénztárjelentésbe bevételezett tételekre vonatkozóan meg vannak-e a pénztári bizonylatok és alapbizonylatok.

A főkönyvelő havonta legalább egy alkalommal ellenőrzi a tételes pénztári számadások, valamint a kimutatott pénzkészlet meglétét.

Utalványozók azok a személyek, akik az Alapítványnál a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését vagy elszámolását elrendelhetik.

3. Házipénztári pénzmegőrzés és tárolás

Az Alapítvány házipénztára –a tevékenység későbbiekben történő kibővítésére tekintettel – a nagyobb értékű készpénzforgalmi kategóriába tartozik.

A napi készpénzforgalom megállapításánál a munkabérfizetés és a munkabér jellegű kifizetések forgalmát nem kell számításba venni.

Az Alapítvány házipénztárának pénzkészletét vaskazettában, a vaskazettát egyzáras, tűzbiztos lemezszekrényben kell tárolni és megőrizni.
A vaskazetta kulcsát a pénztáros, a lemezszekrény kulcsát a Kuratórium Elnöke vagy az általa meghatározott személy kezeli.
A kulcs másodpéldányait a Kuratórium Elnöke külön páncélszekrényben vagy biztonsági zárral ellátott íróasztalban, szekrényben őrzi, a pénztáros által lezárt (leragasztott és ragasztásra átírt) borítékban.

Tilos a házipénztár kulcsait és másodpéldányait olyan helyen hagyni és őrizni, ahol ahhoz illetéktelen személy hozzáférhet.

Ha a pénztáros betegség vagy más ok miatt munkahelyétől távol marad, köteles a nála lévő kulcsokat zárt borítékban a Kuratórium Elnökéhez eljuttatni.
A pénztárkulcsokról a Kuratórium Elnökének vagy az általa megbízott személynek olyan nyilvántartást kell vezetnie, megállapítható, hogy a kulcsok mikor, meddig és kinél voltak. A kulcs távételét annak kezelője aláírásával igazolja.
Ha a kulcs elveszett, eltört vagy a zár elromlott, azonnal jelenteni kell a Kuratórium Elnökének, aki az eset körülményeihez képest intézkedik.

Ha a pénztáros munkahelyét akár rövid időre is elhagyja, köteles a pénzt a lemezszekrénybe bezárni.

4. A pénzszállítás szabályai

A bankszámláról felvett pénz szállításánál a következő szabályokat kell alkalmazni:
a) 50.000,- Ft-ig 1 fő
b) 50.000,- Ft – 1,000.000,- Ft között 2 fő
c) 1,000.000,- Ft felett csak az arra hivatott pénzszállító szervezet szállíthat pénzt.

Az Alapítvány pénzkezeléssel megbízott alkalmazottja az esedékes bérfizetés időpontja előtt 2 nappal köteles értesíteni a Kuratórium Elnökét a biztosítás szükségességéről.

A lebonyolítással megbízott tag köteles a szállítás időpontjára kíséretről és gépkocsiról gondoskodni.
A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az átvett pénzért. A felelősség addig tart, amíg a pénzt át nem adták, és a pénztárban el nem helyezték.
50.000,- Ft-on felüli összeg pénztárban történő elhelyezésénél a Kuratórium Elnökének vagy Titkárának is jelen kell lennie.

III. A HÁZIPÉNZTÁRBAN LÉVŐ PÉNZESZKÖZÖKKEL KAPCSOLATOS ELSZÁMOLÁSOK, NYILVÁNTARTÁSOK ÉS A PÉNZTÁRI BEFIZETÉSEK ÉS KIFIZETÉSEK BIZONYLATOLÁSA

1. Pénztári nyilvántartás vezetése

a) A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést felmerülésük sorrendjében pénztárjelentésbe kell feljegyezni.

b) A pénztári nyilvántartás céljára szabvány nyomtatványokat kell használni (pénztárjelentés), melyeket a használatbavétel előtt hitelesíteni kell. A nyomtatványokat minden év elejétől kezdődően (illetve az Alapítvány megalakulásakor) 1-től kezdődő saját sorszámmal kell ellátni.

c) A pénztáros havonta pénztárzárlatot köteles készíteni.

d) Pénztárzárlatkor a pénztárosnak:
- meg kell állapítani a pénztárban lévő készpénzállományt címletenként,
- meg kell állapítani a bevételek és kiadások napi végösszegeit, majd az előző havi készpénzállomány figyelembevételével a pénztári nyilvántartás szerinti egyenlegét,
- a pénztárjelentésben megállapított egyenleget egyeztetni kell a valóságos készpénzállománnyal, melyet aláírással igazolni kell a jelentésen,
- az egyeztetés során vonatkozó esetleges eltérések okait még a megállapítás napján fel kell deríteni, illetve ha ez nem vezet eredményre, az eltérést rendezni kell. Az eltérés rendezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba kell vételezni, a hiányt pedig a pénztárosnak be kell fizetni.
- Ha a pénztárost helyettesíteni kell vagy ha a pénztárosi beosztásból végleg távozik, pénztárzárlatot kell készíteni. A nyilvántartásokat be kell zárni. A bizonylatokat, nyilvántartásokat, pénzt, értéket az átvevő részére le kell adni. Az átvevő az átadás tényéről köteles meggyőződni. Az átadás-átvételről jegyzőkönyvet kell felvenni.

2. Pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása

A bevételekről és a kifizetésekről szabvány bizonylatokat kell kiállítani:
- A bizonylattömbök szigorú számadású kötelezettség alá vont nyomtatványok, azokat nyilvántartásba kell venni. A tömböket célszerű felhasználásuk sorrendjében, tömbönként is számozni.
- Csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználni. A pénztáros a be- és kifizetések időrendi sorrendjében éves sorszámmal is köteles a bizonylattömböket ellátni.
Ezt a számot kell szerepeltetni a pénztári tételes sorszámaként a pénztárjelentésben.
- A bizonylatokhoz csatolni kell a vonatkozó pénztári alapokmányokat.
- A bizonylatokat tollal vagy tintaceruzával kell kiállítani. A rontott pénztárbizonylatot érvényteleníteni kell, és helyette új bizonylatot kell kiállítani. A pénztárjelentésbe a rontott példány számánál jelölni kell "rontott" vagy "storno" jelzéssel.

3. Pénztári bevételek bizonylatolása

- A bevételezésekről bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bevételezendő összeget számmal és betűvel kell feltüntetni. A készpénzforgalom jogcímeit fel kell tüntetni. A bizonylaton szereplő jogcímkódok összegének egyezni kell a fejrészben feltüntetett összeggel. A pénztárbizonylat táblázatos részének üres sorait áthúzással érvényteleníteni kell.
- A bevételi pénztárbizonylatot a befizetővel alá kell íratni. A pénz átvételét a pénztárosnak igazolnia kell.
- A bevételi pénztárbizonylatot 3 példányban kell kiállítani.
Az első példány a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni az alapokmányokat. Az előre sorszámozott blokkokat. A csatolt okmányok darabszámát a "Melléklet" rovatban kell feltüntetni. A "Nyugta" példányt a befizetés teljesítését igazoló elismervényként a befizetőnek kell átadni.
- Nem személyes kifizetés esetén a "Nyugta’ példányt érvényteleníteni kell, és a tömbben marad. A harmadik. A tőpéldány a tömbben marad.

4. A pénztári kifizetések bizonylatolása

- Minden pénztári kifizetésről – a vonatkozó okmányokkal egyezően – kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bizonylatot értelemszerűen azonos módon kell kiállítani a bevételi pénztárbizonylattal.
- A pénztáros csak szabályszerűen utalványozott, utalványozásra jogosult személy aláírásával ellátott kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból összeget.
- A pénztárosnak meg kell állapítani, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére.
Ha a pénz felvételére jogosult személy nem személyesen jelenik meg a pénztárban, csak szabályosan kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki az összeg. A meghatalmazást a bizonylathoz kell csatolni. Megbízott részére rendszeres kifizetésnél az esetenkénti meghatalmazás helyett visszavonásig érvényes meghatalmazás is adható, melyről nyilvántartást kell vezetni, és a nyilvántartás számát a bizonylatra fel kell vezetni.
- Egy kiadási bizonylaton általában csak egy személy vehet fel pénzt. Egy bizonylattal több személy részére csak akkor lehet pénzt kifizetni, ha valamennyi érdekelt ugyanazon a napon veszi fel a járandóságát. A pénzfelvétel ez esetben az átvevők aláírásával ellátott alapokmány. Amennyiben a pénztári alapokmányon szereplők közül az esedékesség napján valaki nem veszi fel járandóságát, akkor a fel nem vett munkabérekre vonatkozóan előírtak szerint kell eljárni.
- A pénz átvevőjének személyazonossági, szolgálati igazolvánnyal vagy személyi igazolvánnyal kell igazolni. Ha az átvevő nem az Alapítvány dolgozója, a kiadási bizonylaton az átvevő személyi számát is fel kell tüntetni.
- A kifizetés megtörténtekor a bizonylatot a pénztárosnak alá kell írni. (A bizonylatot minden egyes dolgozónak a munka során szignálni kell: ellenőr, könyvelő, stb.).
- A kiadási bizonylatot két példányban kell kiállítani.
Az első példány a könyvelésé, a második a tömbben marad. A kitöltése és az okmányok csatolása azonos a bevételezésnél leírtakéval.

5. Munkabérfizetés

- A pénztáros csak a készpénzben ténylegesen kiadható (nettó) munkabért fizetheti ki, melyet a dolgozók a bérlistán aláírásukkal igazolnak.
A bizonylatot jogcím szerint kell kitölteni (pld: munkabér, táppénz, jutalom, prémium, stb.).
- Ha a dolgozó a bérfizetés napján távol van és munkabérének átvételére másnak meghatalmazást nem adott, a fel nem vett bért a házipénztárba – legkésőbb a bérfizetést követő második munkanapon – vissza kell vételezni.
- Ha a dolgozó a bérfizetés napján távol van, a munkabérének átvételére másnak meghatalmazást nem adott vagy előzetesen ismert távolmaradása előtt (kiküldetése, szabadsága, stb.) munkabérét nem vette fel, előzetes megbízás alapján a részére járó összeget legkésőbb a bérfizetés napját követő második munkanapon MNB postautalványon el lehet küldeni lakcímére vagy egyéb bejelentett tartózkodási helyére. Ezeket az utólagos kifizetéseket a bérjegyzéken és a pénz átvételének elismerésére szolgáló helyen fel kell tüntetni.
- A dolgozónak járó nettó munkabért teljes összegben kiadásba kell helyezni. A fel nem vett munkabért legkésőbb a bérfizetés napját követő második munkanapon kell a pénztárba visszavételezni. A visszavételezésről nyilvántartást kell vezetni.

IV. ELSZÁMOLÁSRA KIADOTT ÖSSZEGEK NYILVÁNTARTÁSA ÉS ELSZÁMOLÁSA

Készpénzt elszámolásra kiadni csak az alábbi jogcímeken lehet:
- kiküldetési költségekre
- beszerzésre, felvásárlásra
- jóléti elszámolásra
- kis kiadásokra (reprezentációs költség, bélyeg, stb.)
- üzemanyag vásárlásra.

Készpénzt elszámolásra csak személyre szólóan, az arra feljogosított személyek utalványozása és csak olyan bizonylat alapján lehet kifizetni, amelyen az összeg rendeltetése és az elszámolás véghatárideje is fel van tüntetve.
Az elszámolásokra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket. Előleg felvételének engedélyezésére jogosult a Kuratórium Elnöke.

A pénztárosnak az elszámolásra kiadott összegekről – hitelesített könyvben – nyilvántartást kell vezetnie.

A nyilvántartási könyvnek az alábbi rovatokat kell tartalmaznia:
- sorszám
- kiadási bizonylat száma
- a felvevő neve
- a felvétel jogcíme
- az elszámolásra kiadott összeg
- az elszámolás határideje
- az elszámolás napja
- a bevételi pénztárbizonylat száma
- a felhasznált összeg
- a visszafizetett összeg
- megjegyzés

1. Elszámolásra felvett összegek elszámolásának határideje:
a) Kiküldetési költségek esetén:
- belföldi kiküldetésnél azt a munkanapot követő 3. napon belül, melyen a dolgozó a kiküldetést követően a munkahelyén jelentkezni köteles
- a külföldi kiküldetés esetén azt a munkanapot követő 8. napon belül, melyen a dolgozó a kiküldetést követően a munkahelyén jelentkezni köteles.

b) Ha az elszámolásra kötelezett személynek az elszámolás eredményeként bizonyos összeget vissza kell fizetnie, ezt az összeget készpénzben még akkor is köteles visszafizetni, ha azonnal újabb összeget vesz fel elszámolásra. A befizetendő és felveendő összeget nem lehet egymással szemben beszámítani.

V. A PÉNZBELI ADOMÁNYOK KEZELÉSÉNEK FENTIEKTŐL ELTÉRŐ /SPECIÁLIS/ SZABÁLYAI:

a) Az adományok fogdásának rendje:

Az Alapítvány pénzeszközt közvetlenül – házi pénztárba történő befizetéssel – nem fogad.

A pénzbeli adományokat a bankszámlával rendelkező jogi és természetes személyek átutalással, ennek akadályoztatása esetén, illetve bankszámlával nem rendelkező természetes személyek csekken történő befizetéssel teljesíthetnek.

A bankszámla számát, illetve a csekket az Alapítvány felhatalmazott képviselője adja meg az adományozónak, és bélyegzővel hitelesíti.

b) Az adományok nyilvántartása:

A beérkező adományok összegéről, az adományozók személyéről és a befizetés módjáról az Alapítvány Kuratóriumának Elnöke vagy az általa megjelölt személy – a vonatkozó könyvviteli szabályoktól függetlenül – analitikus nyilvántartást vezet.

A nyilvántartás alapján havonta kimutatást készít, és a megcímzett köszönőlevéllel együtt nyújtja be aláírásra (szignálásra) az Alapítvány Kuratóriumának elnökének.

Az Elnök kéthavonta ad tájékoztatást a Kuratórium tagjainak az adományok helyzetéről.

Az Elnök felelős azért, hogy a havonkénti kimutatások alapján az APEH engedély szerinti adóalap csökkentő igazolást szükség szerint, de legkésőbb a tárgyévet követő hó 15. napjáig az Adományozók felé joghatályosan közölve legyenek.

c) Az adományok felhasználásának rendje:

Az adományok felhasználásának rendjére az Alapítvány Alapító Okirata és a Szervezeti és Működési Szabályzat az irányadó.

Budapest, 2005. november 9.